Personuppgifter och dataskydd

Personuppgifter är all slags information som kan sammankopplas med en levande person. Det kan till exempel vara ett namn, en adress eller annan kontaktuppgift, ett personnummer, identifikationsnummer, eller en fastighetsbeteckning. Även lokaliseringsuppgifter, ip-adress, bilder och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Dataskyddsförordningen delar in vissa personuppgifter i en kategori som kallas känsliga personuppgifter. Dessa uppgifter hanteras endast av kommunen när det finns en rättslig grund för hanteringen. Exempel på uppgifter;

• etniskt ursprung

• politiska åsikter

• religiös eller filosofisk övertygelse

• medlemskap i fackföreningsuppgifter

• uppgifter som rör hälsa och sexualliv

Vallentuna kommuns nämnder är ytterst ansvariga för behandlingen av personuppgifterna som förekommer inom kommunens olika verksamhetsområden.

Vallentuna kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnds verksamhetsområden baserat på de rättsliga grunderna allmänt intresse, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning, men även baserat på avtal eller i undantagsfall samtycke.

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

Vallentuna kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Det kan till exempel gälla utförande av vårdrelaterade tjänster eller en plats i en fristående skola.

För att kunna leverera våra tjänster är det ibland nödvändigt att vi delar personuppgifter med leverantörer som arbetar för vår räkning.
Vi kan även komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom SCB, Försäkringskassan, Polisen, Skatteverket, Kronofogdemyndigheten, Lantmäteriet eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

De handlingar som finns förvarade hos kommunen kan begäras ut i enlighet med offentlighetsprincipen, såvida inte sekretess föreligger. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till de myndigheter som behöver ta del av uppgifterna för att kunna fullgöra ett avtal med dig, en rättslig skyldighet, en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning där en behandling av uppgifterna är nödvändig. Anonymiserade uppgifter för statistikändamål kan komma att lämnas ut till andra än myndigheter.

I Vallentuna kommun använder vi oss av olika IT-system. Vi använder oss även av så kallade molntjänster, det vill säga IT-tjänster som tillhandahålls över internet.

Vallentuna kommun använder sig av en IT-miljö som följer den standard som rekommenderas och som även andra kommuner använder sig av. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad av behörighetssystem. Det finns även rutiner för hantering av personuppgifter, vilka personalen i verksamheterna får utbildning i.

Användningen av vissa digitala tjänster kräver att en del information om användarens personuppgifter lämnas till en leverantör av ett IT-system eller tjänst. Leverantören har skyldigheter, vilka regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal, som i enlighet med GDPR tydligt anger vilka personuppgifter som används i IT-systemet eller tjänsten, var de lagras och hur länge uppgifterna sparas. Syftet med användandet av personuppgifter måste vara tydligt uttryckt. Personuppgifterna får inte återanvändas i andra syften. Särskilda skrivningar görs vad gäller säkerhet och sekretess.

Personuppgifter bevaras inte längre än nödvändigt utan gallras enligt kommunens gallringsrutiner när uppgifterna inte längre behövs för att kunna handlägga ett ärende.

Rätt till tillgång (så kallat registerutdrag)

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna (informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande).

Om du gör en begäran om tillgång kan vi behöva fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga kan du begära att de rättas. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.

• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering, kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Vallentuna kommun publicerar foto, film eller ljud i olika sammanhang. Nedan finns information om hur personuppgifter om dig eller ditt barn hanteras i samband med att du, eller ni, lämnat samtycke för publicering av foto, film eller ljud.

Därför behandlar vi dina personuppgifter

Syftet med att behandla personuppgifter i foto, film eller ljud är oftast att marknadsföra och/eller informera om kommunens olika verksamheter. Vallentuna kommun informerar om det specifika syftet i samband med att ett samtycke inhämtas.

Personuppgiftsansvarig

Det är Vallentuna kommun som samlar in informationen och kommunstyrelsen delar dina personuppgifter med övriga nämnder i kommunen. Vallentuna kommuns nämnder är ytterst personuppgiftsansvariga för den personuppgiftsbehandling som sker inom respektive verksamhetsområde. Det är berörd nämnd som bestämmer syftet med behandlingen av dina eller ditt barns personuppgifter i samband med samtycket.

Rättslig grund och återkallelse av samtycke

Vi behandlar dina eller ditt barns personuppgifter med stöd av samtycke. Samtycket kan återkallas när som helst genom att kontakta kommunens kontaktcenter, se kontaktinformation längre ner. Att samtycket återkallas innebär att den behandling av personuppgifter som Vallentuna kommun utför med stöd av samtycke upphör, exempelvis genom att material på kommunens egna plattformar tas bort. Material som redan har publicerats i tryckt form, distribuerats till mottagare eller publicerats av tredje part kan inte alltid återkallas eller tas bort. All framtida användning av materialet upphör.

Foton, filmer och ljudupptagningar som hanteras av kommunen kan utgöra allmänna handlingar. Allmänna handlingar kan enligt arkivlagen behöva bevaras under viss tid eller permanent. Om du återkallar ditt samtycke upphör kommunen därför att använda materialet för de ändamål som samtycket grundar sig på. Kommunen kan behöva fortsätta lagra och behandla materialet i den utsträckning som krävs enligt arkivlagstiftningen eller annan lagstiftning. I sådana fall sker behandlingen med stöd av annan rättslig grund än samtycke.

Så länge sparas dina personuppgifter

Hur länge dina eller barn under 16 års personuppgifter finns publicerade beror på kanalen publiceringen sker i. I regel avpubliceras foton eller filmer på personer över 18 år efter fem år och på personer under 16 år efter två år.

Mottagare av dina personuppgifter

Foton och filmer som publiceras öppet på internet, till exempel på kommunens webbplatser och i sociala medier, kan spridas vidare och användas av andra. Det betyder att du eller ditt barn inte längre har kontroll över personuppgifterna.

I övrigt delas dina eller ditt barns personuppgifter endast med den leverantör som kommunen använder sig av för foto- och filmhantering. Kommunen har personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer som behandlar personuppgifter som kommunen är personuppgiftsansvarig för.

Behandling av personuppgifter i sociala medier

Om du har samtyckt till att dina personuppgifter behandlas i sociala medier kan företaget som äger den sociala medieplattformen behandla personuppgifterna vidare för sina egna syften. Det innebär att möjligheten att utöva kontroll över hur personuppgifterna hanteras är begränsad. Vallentuna kommun publicerar inga foton eller filmer på personer under 16 år direkt i sociala medier. Ett foto eller en film som publiceras på till exempel kommunens webbplats kan däremot delas vidare på sociala medier genom att en länk delas. I detta fall äger kommunen fortsatt rättigheterna till fotot eller filmen och kan kontrollera personuppgifterna genom att fotot eller filmen tas bort från den ursprungliga publiceringsplatsen.

Behandling av personuppgifter i sociala medier innebär att personuppgifterna överförs till ett land utanför EU och EES. I de sociala medier som är aktuella (Facebook, Instagram och LinkedIn) överförs personuppgifter till USA. Överföringen sker med stöd av EU-kommissionens adekvansbeslut eftersom mottagaren omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework.