Kommer jag informeras om att samtal spelas in?
Ja, det görs i början av samtalet. Man har alltid möjlighet att säga nej till att AI stödet används.
Hur fungerar AI stödet?
AI stödet lyssnar och omvandlar tal till text. AI stödet möjliggör tal- och textinmatning under samtalet, ger förslag på sammanfattningar som sedan omvandlas till strukturerade journalanteckningar.
Till sist går socialsekreteraren noggrant igenom texten och godkänner den samt ser till att journalanteckningen är korrekt.
Vem har tillgång till transkriberingen/utskriften?
Det är endast den socialsekreterare som har genomfört samtalet som har tillgång till texten.
Vad händer om något blir fel i transkriberingen/utskriften?
Det är fortfarande socialsekreterarens ansvar att säkerställa att journalanteckningen är korrekt samt att slutresultatet håller en hög kvalitet.
Sparas ljudinspelningen?
Ljudfil raderas direkt efter att samtalet har transkriberats till text.
Transkribering och sammanfattning finns endast tillgängliga en kort tid för att socialsekreteraren skyndsamt ska journalföra, dvs lägga in texten i verksamhetssystemet.
Var och hur länge lagras informationen?
Transkribering och sammanfattning finns tillgängliga en kort tid. När samtalet är transkriberat raderas ljudfilen automatiskt och permanent från servern, ingen ljuddata lagras efter detta.
När transkriptionen är granskad och överförd till verksamhetssystemet raderas all information automatiskt från AI stödet.
Säkerheten kring informationen är mycket hög. Behandlingen sker i en isolerad, krypterad och i säker miljö. All information lagras och behandlas inom datacenter inom EU/EES.
Är det verkligen tryggt för individen?
Ljudinspelningen finns tillgänglig cirka 5-10 minuter på krypterad server innan den transkriberas och tas bort. Säkerheten kring informationen och data är mycket hög. Behandlingen sker i en isolerad, krypterad och säker miljö. All data lagras och behandlas inom datacenter inom EU/EES.
Det är socialsekreterarens ansvar att säkerställa att journalanteckningen är korrekt och att slutresultatet håller en god kvalitet.
Hur ska medborgarens personliga integritet skyddas?
Vi följer GDPR. Vallentuna kommuns socialnämnd är personuppgiftsansvarig, då kommunen ensam bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter i samband med användning av AI-stödet.
Kommunen ansvarar för att inhämtning, användning och dokumentation av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen(GDPR), offentlighets- och sekretesslagen (OSL) samt övriga tillämpliga rättsregler.
Hur hanteras personuppgifter på ett säkert sätt?
Behandlingen skyddas genom tekniska, administrativa och organisatoriska åtgärder anpassade till att socialtjänstuppgifter är känsliga. Tekniska åtgärder är:
- Behörighetsstyrning och autentisering
- Kryptering
- Loggning
- Drift inom EU/EES
- Säker radering
