Nu inför vi säkra videomöten

I Vallentuna kommun jobbar vi för att hela tiden öka service och tillgänglighet för kommuninvånare och personal. Som ett led i detta, påskyndat av rådande pandemi, är vi nu stolta och glada att ha kommit igång med säkra videomöten. 

I den här intervjun får du möta socialförvaltningens digitaliseringsstrateg Samuel Ahnlund. Han delar bland annat med sig av vad säkra videomöten innebär, varför man valt att införa säkra videomöten och lärdomar från arbetet såhär långt.

Samuel, berätta om vad säkra videomöten är.

Javisst, säkra videomöten innebär att vi kan ha videomöten där känsliga personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter behandlas. Videomötena kan genomföras via en dator, surfplatta eller mobiltelefon. Genom att ansluta till mötet med Mobilt BankID säkerställer man att det är rätt personer som är med i mötet, och att ingen obehörig får tillgång till känslig information.

Videomöten kan hållas mellan medarbetare under distansarbete, till exempel vid handläggning och utredning av personärenden. Videomöten kan också hållas mellan medarbetare och kommuninvånare, exempelvis kan behandlare på Öppenvården nu erbjuda klienter säkra behandlande videomöten. Ett annat exempel är från Barn- och familjenheten där vi nu kan ha uppföljningsmöten med placerade barn och med familjehem. Det ökar tillgängligheten och underlättar både för kund och verksamhet. Ett tredje exempel är Vallentunas arbetscoachning som nu kan hålla samverkansmöten med extern samverkanspartner från Arbetsförmedlingen tillsammans med handläggare på försörjningsstöd. Projektet pågår för fullt och vi har nu drygt 100 medarbetare upplagda som användare i plattformen.

Varför bestämde ni er för att införa säkra videomöten på socialförvaltningen?

Vi gjorde det för att vårt behov av säkra videomöten är stort, utifrån att känsliga personuppgifter finns i många av våra ärenden. Vi genomförde även en behovsanalys och såg att behovet var tydligt hos både verksamhet och våra kunder - ett behov naturligtvis än större utifrån pandemin. Vi använder oss av en digital plattform från Compodium i samarbete med Inera. Plattformens tekniska lösning är godkänd av regionen för att hantera sekretessbelagda uppgifter till skillnad från andra kända videoplattformar. 

Berätta lite om arbetet med projektet

Absolut, projektet pågår för fullt! Det har varit ett intensivt och roligt arbete! Arbetet är uppbyggt kring en projektgrupp där även ambassadörer från ett urval av våra verksamheter ingår. Ambassadörerna har varit en viktig kommunikationslänk till medarbetarna i verksamheterna. I projektet har vi även skapat utbildningsfilmer. Projektet har två huvudmål. Det första målet har varit att starta med interna säkra videomöten, vilket kunde påbörjas i slutet av oktober. Det andra målet är att påbörja säkra videomöten mellan medarbetare och kund. Dessa kundmöten har precis påbörjats under november och december. Nästa steg är att komma igång med fler kundmöten inom socialförvaltningen.

Kan du ge några exempel på utmaningar och hur ni hanterat dem inom projektet?

Den plattform vi använder från Compodium har gått igenom ett stort utvecklingsarbete under hösten, där ny modern funktionalitet har tagits fram. Det har gjort att vi löpande har fått göra användartester, invänta utvecklingsåtgärder, omarbeta manualer och arbetssätt. Utvecklingsarbetet har medfört utmaningar för projektet men vi har klarat av det tillsammans i ett bra och nära samarbete med leverantören. Vi är mycket tidiga ute i kommunsverige med denna innovation och då får man också räkna med en viss slev av teknikutmaningar. Vi har även förmedlat viktiga förbättringsförslag som leverantören lyssnat till och implementerat i sitt utvecklingsarbete. Vårt arbete har varit värt ansträngningen. Nu fungerar det bra och leverantören har gjort de prioriterade utvecklingsarbeten som behövde göras.

Kan du dela med dig av några framgångsfaktorer och lärdomar från projektet?

Ett projekt lyckas bara om man har ett bra team som jobbar tillsammans, och det har vi verkligen haft! Teamwork i ett nära samarbete med verksamheterna. Tydlig kommunikation, tålamod och tillit till målbilden är också avgörande, särskilt då man är tidiga ute och därmed stöter på tekniska utmaningar. Ett tips inför uppstarten av liknande projekt är att undersöka vilka behov som finns och hur stora de är, att tydligt motivera värdet med projektet. För vår del var ett sådant underlag en viktig anledning till att vi kunde komma igång så pass snabbt med projektet. 

Har du något du avslutningsvis skulle vilja dela med dig av?

Ett till spännande delmål i projektet är att införa plattformen till politiken, här till socialutskottet som fattar beslut i individärenden och har behov av en säker videoplattform. Den 15 december hölls socialutskottet digitalt med politiker och tjänstemän. Det var mycket uppskattat, och på så sätt kan vårt digitaliseringsprojekt även underlätta för det demokratiska engagemanget.

Samuel Ahnlund, digitaliseringsstrateg på socialförvaltningen, Vallentuna kommun.